Politika varstva osebnih podatkov

Različica: 1.01

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo s Pokrajinskim arhivom v Novi Gorici (v nadaljevanju: arhiv) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja arhiv.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba)) in veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07)) in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kak način arhiv kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.

Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je organizacija:

Pokrajinski arhiv v Novi Gorici
Trg E. Kardelja 3, 5000 Nova Gorica
www.pa-ng.si
Kontakt: pa-ng@pa-ng.si
Telefon: +386 (0) 5 335 87 60

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:

DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
www.datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 43 00

Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Arhiv zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu

Na osnovi določil v zakonu arhiv obdeluje predvsem podatke o svojih zaposlenih, kar mu omogoča delovna zakonodaja. Tako arhiv na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčna številka, kraj, občina in država rojstva, državljanstvo, prebivališče za potrebe izvajanja pogodbe o zaposlitvi in obveznosti iz tega naslova.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov pa so tudi: Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG), Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom, Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGOPP) in drugi področni predpisi.

V omejenih primerih je v arhivu dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko z arhivom sklenete določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke sme arhiv tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. o prodaji ali darovanju gradiva ipd. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, arhiv ne more skleniti pogodbe, prav tako vam arhiv ne more izvesti storitve ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Arhiv lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike na njihov elektronski naslov obvešča o svojih storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na naslov arhiva.

Zakoniti interes

Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je sicer omejena za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Vseeno pa lahko arhiv osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si arhiv prizadeva v omejenem obsegu. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa arhiv vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na naslov arhiva.

Obdelava na podlagi privolitve

V kolikor arhiv nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije,
davčna številka oziroma EMŠO za namene morebitne izvršbe v primeru neizpolnitve obveznosti (npr. neplačilo računa),
druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na naslov arhiva.

Hramba in izbris osebnih podatkov

Arhiv bo hranil osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor arhiv podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo arhiv hranil za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo le za čas sodelovanja z arhivom, druge podatke pa je treba hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih obdeluje arhiv na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, hrani trajno.

Tiste osebne podatke, ki jih arhiv obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo arhiv hranil do preklica privolitve ali do zahteve po izbrisu podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Arhiv lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko arhiv zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Arhiv lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ponudnik so predvsem:

računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja (Ostan s.p.);
izvajalci in vzdrževalci informacijskih sistemov (SAOP);
ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme (Arnes);

Arhiv v nobenem primeru ne bo posredoval osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil arhiva in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Arhiv kot upravljavec in njegovi zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

Piškotki

Urejeno na spletni strani https://www.pa-ng.si/pikotki.

Varovanje podatkov in točnost podatkov

Arhiv skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, te posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Sami ste odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Trudili se bomo, da bodo vaši osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na vas obrnemo za potrditev točnosti vaših osebnih podatkov.

Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

Zahtevate lahko informacije o tem, ali imamo osebne podatke o vas in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo.
Zahtevate dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito.
Zahtevate popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
Zahtevate izbris vaših osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
Ugovarjate nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zanašamo na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka imate pravico kadarkoli ugovarjati, če obdelujemo vaše osebne podatke za namene neposrednega trženja.
Zahtevate omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o vas, če na primer želite, da ugotovimo njihovo točnost ali preverimo razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.
Zahtevate prenos vaših osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.
Prekličete privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila o umiku privolitve bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke, razen če imamo pravno podlago, da zakonito nadaljujemo.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na naslov arhiva: Pokrajinski arhiv v Novi Gorici, Trg E. Kardelja 3, 5000 Nova Gorica.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko zaračunamo razumno plačilo, kolikor se vaša zahteva izkaže kot neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko zahtevo tudi zavrnemo.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morda od vas zahtevali dodatne informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je varnostni ukrep za preprečitev razkritja osebnih podatkov nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko uporabite tudi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani:
https://www.ip-is.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev_z_lastnimi_osebnimi_podatki__Obrazec_SLOP_.doc

V primeru, da menite, da so vaše pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrnete na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca.
Povezava na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/prijava-krsitev/

Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas.

Objava sprememb

Vsaka sprememba naše politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejel direktor Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici, mag. Drago Trpin, dne 30. januarja 2019.